case:

Finlands utrikesministerium

Finlands utrikesministeriums bibliotek ligger vid havet på Skatudden i Helsingfors. Specialbiblioteket har en stor samling olika slags resurser:  i biblioteket finns exempelvis omfattande material om utrikes-, säkerhets- och utvecklingspolitik, om diplomati, om internationell rätt och mänskliga rättigheter, om ekonomi och globalisering samt om miljöfrågor. Biblioteket har sedan 2006 varit kund hos LM Informationstjänst.

Biblioteket ansvarar för utrikesministeriets informationsförsörjning och har fyra anställda, vilket är ett tydligt tecken på att resurshanteringen värderas högt. Bibliotekets kundkrets består huvudsakligen av ministeriets tjänstemän samt studerande inom området.

"Utrikesministeriet är en stor organisation: vi betjänar närmare tvåtusen personer, inkluderat personal på Finlands beskickningar. Tjänstemännen behöver stora mängder information som stöd vid sitt arbete. Tidskrifter och andra titlar från olika områden är populära källor till extern kunskap och information", berättar Jaana Puumalainen om specialbibliotekets vardag.

Genom LM Informationstjänst har biblioteket fått tillgång till en prenumerationstjänst, den internationella tidningstjänsten PressDisplay samt e-resursportalen 360 Core, som underlättar användningen och administrationen av e-resurser.  Puumalainen är nöjd över att hon ända sedan samarbetet inleddes har kunnat sköta alla ärenden med samma kontaktpersoner.

LibNet 3.0 demotestas

En ny version av LM Informationstjänsts prenumerationshanteringstjänst LibNet 2.1, som utvecklats för administration av tryckta och elektroniska tidskrifter, lanserades i december 2010. Puumalainen testade den nya LibNet 3.0-versionen innan tjänsten lanserades och är nöjd.

"Med LibNet får man informationen samlad på ett ställe. På så sätt kan bibliotekets medarbetare upprätthålla aktuella tidskriftsregister. Rapporteringen är också enkel i den nya versionen av LibNet. Vi betjänar tiotals enheter, och tidigare var man tvungen att manuellt sammanställa en lista över tidningar som prenumereras hos en enhet. Tack vare de nya egenskaperna i LibNet 3.0 kan vi skriva ut rapporter per enhet, i PDF- eller Excel-format."

I LibNet ingår en funktion som håller reda på tidskrifternas utgivningsscheman. Den har tagits fram för att undvika onödiga reklamationer och Puumalainen anser att den är till stor nytta.  Ibland har hon själv besökt förlagens hemsidor för att kontrollera om en viss tidskrift redan har hunnit publiceras eller om det är motiverat att göra en reklamation. På ministeriet sköts reklamationer som gäller tidskrifter centralt av biblioteket. Om en tidskrift inte kommer fram får biblioteket ett meddelande om detta.

"Numera sköter vi de flesta reklamationerna genom LibNet i stället för per e-post, eftersom det gör det möjligt för vem som helst i bibliotekets personal att centralt från ett enda ställe följa hela reklamationsprocessen."

Prenumerationer förnyades för första gången genom LibNet

År 2010 förnyade utrikesministeriets bibliotek för första gången sina prenumerationer genom LibNet.  Även om det fanns många prenumerationer att förnya kunde processen genomföras smidigt, efter en kort genomgång. Samarbetet har också i övrigt varit aktivt.

"Vi har kontakt med LM Informationstjänst varje vecka. Aktiveringen av elektroniska tidskrifter är ett typiskt ärende, hjälp med hanteringen av prenumerationer av tryckta tidskrifter och hjälp med att teckna nya prenumerationer."

Enklare användning av elektroniska resurser

LibNet 3.0 innehåller också nya funktioner för att underlätta administrationen av e-resurser. Utöver en innehållsförteckningstjänst innehåller LibNet också licensuppgifter om e-resurserna. Med hjälp av funktionen LibLicence® kan biblioteken exempelvis hitta förlagens aktuella licensuppgifter och användarvillkor för tusentals e-tidskrifter.

"LibLicence är en nödvändig funktion för oss. Jag får givetvis alltid själv avtalen med användarvillkoren för tidskrifterna, men om denna information behövs är det bra om den går att få fram snabbt med några få knapptryckningar."

Fördelar som utrikesministeriets bibliotek uppnått:

  • Tjänster från LM Informationstjänst: Prenumerationstjänster, prenumerationshanteringstjänsten LibNet, PressDisplay, 360 Core och 360 Link
  • Fördelar:  Med LibNet sparas informationen på ett ställe och är tillgänglig för hela personalen, underlättad användning av elektroniska resurser och snabb förnyelse av prenumerationer.