I UD’s bibliotek flödar informationen tack vare prenumerationstjänsten LibNet 3.0
Finlands utrikesministeriums bibliotek ligger intill havet på Skatudden i Helsingfors. Specialbiblioteket har en stor samling: i biblioteket finns exempelvis omfattande material om utrikes-, säkerhets- och utvecklingspolitik, om diplomati, om internationell rätt och mänskliga rättigheter, om ekonomi och globalisering samt om miljöfrågor. Biblioteket har under cirka sex år varit kund hos LM Informationstjänst.”Bibliotekets kundkrets består huvudsakligen av ministeriets tjänstemän samt studerande inom området. Utrikesministeriet är en stor organisation: vi tillhandahåller information åt närmare två tusen personer, inkluderat personal på Finlands beskickningar. Tjänstemännen behöver stora mängder information som stöd för sitt arbete. Tidskrifter och andra publikationer från olika områden är populära källor till extern kunskap och information”, berättar bibliotekarie Jaana Puumalainen om specialbibliotekets vardag.
Biblioteket ansvarar för utrikesministeriets informationsförsörjning och fyra personer är anställda på biblioteket, vilket är ett direkt tecken på att biblioteket och deras tillhandahållande av information värderas högt. Genom LM Informationstjänst har biblioteket fått tillgång till en prenumerationstjänst, den internationella tidningstjänsten PressDisplay samt tjänsten 360 Link som underlättar användningen och administrationen av e-resurser. Puumalainen är nöjd över att hon ända sedan samarbetet inleddes har kunnat sköta alla ärenden med samma kontaktpersoner.
”Varje vecka har vi något ärenden och behöver hjälp av vår leverantör. Aktiveringen av elektroniska tidskrifter är ett typiskt ärende, samt hjälp med hanteringen av prenumeration på tryckta tidskrifter och hjälp med att teckna nya prenumerationer.”
Med LibNet är det enkelt att hålla informationen tillgänglig och à jour
Puumalainen säger att LibNet är viktigt för utrikesministeriets bibliotek eftersom tjänsten gör det möjligt att hålla informationen samlad på ett och samma ställe. Det innebär att bibliotekarierna kan upprätthålla ett uppdaterat tidskriftsregister.
”LibNet är enkelt att använda och användargränssnittet är tydligt. Viktiga funktioner för oss är bland annat de utvecklade rapportmöjligheterna.”
På utrikesministeriet finns ett tiotal enheter och förr var man tvungen att sammanställa förteckningar över de tidningar som beställts till en given enhet för hand. Genom LibNet kan biblioteket skriva ut rapporter per enhet i antingen pdf- eller Excel-format.
I LibNet ingår en funktion som håller reda på tidskrifternas utgivningsscheman. Den har utvecklats för att undvika onödiga reklamationer och Puumalainen anser att den är till stor nytta. Ibland har hon själv besökt förlagens hemsidor för att kontrollera om en viss tidskrift redan har hunnit publiceras eller om det är motiverat att göra en reklamation. På ministeriet sköts reklamationer som gäller tidskrifter centralt av biblioteket. Om en tidskrift inte kommer fram får biblioteket ett meddelande om detta.
”Numera sköter vi de flesta reklamationerna genom LibNet i stället för per e-post, eftersom det gör det möjligt för vem som helst i bibliotekets personal att centralt från ett enda ställe följa hela reklamationsprocessen.”
Prenumerationer förnyades för första gången i år genom LibNet
År 2010 förnyade utrikesministeriets bibliotek för första gången sina prenumerationer genom LibNet. Även om det fanns många prenumerationer att förnya kunde processen genomföras smidigt efter en kort genomgång. Då prenumerationerna förnyas genom LibNet uppstår det inga dröjsmål på grund av det manuella arbetet, utan prenumerationerna aktiveras automatiskt. Därmed kan man garantera att prenumerationerna fortsätter utan avbrott också följande år.
Enklare att använda e-resurser
LibNet innehåller också funktioner för att göra administrationen av e-resurser enklare. Utöver en innehållsförteckningstjänst innehåller LibNet också licensuppgifter om e-resurserna. Med hjälp av funktionen LibLicence® kan biblioteken exempelvis hitta förlagens aktuella licensuppgifter och användarvillkor för tusentals e-tidskrifter.
”Det är en nödvändig egenskap. Jag får givetvis alltid själv avtalen med användarvillkoren för tidskrifterna, men då den informationen behövs är det bra om den går att få fram behändigt med några få knapptryckningar.”
Finlands utrikesministeriums bibliotek ligger intill havet på Skatudden i Helsingfors.